前回は帳簿書類等の保存期間についてお話させていただきました。今回は税務調査の際や、会社の会計処理の時に、使用することが多い、領収書や請求書を管理する方法を説明したいと思います。

領収書を管理するポイント

ポイント1領収書を受け取る時の注意点

領収書を受け取る時は、日付、宛名、金額、但し書きが不備なく記入されていることを
必ず確認しましょう。また、宛名は会社名を必ず記入してもらいましょう。

ポイント2保存の仕方

領収書を保存する方法は次のような方法があります。

①紙に張り付ける
スクラップブックや、Ａ4のコピー用紙に貼り付けます。日付順に下からずらして、貼りつけることで、かさばらず探しやすい状態で保存できます。
② 領収書にパンチで穴を開けてヒモでつづる
③ 領収書のカドをそろえてホチキスで留める。
上記の2つは①に比べ手間が省けますが、紛失するリスクが高くまります。

また、後から資料を探すのに手間がかかります。

どのような方法を選ぶかは、会社の規模や取引状況などによって、最適な方法を             選択すればよいでしょう。

では、次に請求書を管理するポイントをお話したいと思います。

請求書を管理するポイント

請求書は、指定された支払期日に払い忘れのないように、未払いのものと、支払済みのものに区分して保管します。  支払い後は、仕入先ごとに作成したファイルに閉じ込みます。

取引が少ない相手先については、その他の相手先として、まとめて保管してもよいでしょう。

相手先別に保管することで、後から確認する際、すばやく検索でき、業務効率が上がります。

法人税法では青色申告の場合、7年間(一定の場合は9年間)、会社法では10年間の資料の保存義務があります。
領収書や請求書を紛失しないようにきちんと整理することが必要です。