営業先が全国に広がっている会社などでは、どうしても出張が多くなります。

出張に行くと、旅費や宿泊費以外にも、外食費など社内にいるよりお金がかかります。

今回は会社の出張旅費をどう扱うかをお話したいと思います。

①実費精算と定額精算

出張時の宿泊や日当の精算には、実費精算と定額精算の二つがあります。

実費精算とは社員が出張時に実際に負担した分を、

会社が精算するというものです。

定額精算は事前に出張旅費の概算を会社が計算し、

その額を支給するものです。

どちらの方法をとるかは会社の任意になっています。

定額精算を採用していて、会社の出張旅費規定で社長の宿泊費が

40,000円と定められている場合、

出張時の出費が、ビジネスホテルの利用10,000円、

飲食費5,000円の合計15,000円であったとしても、

規定で定められている金額40,000円を経費とすることができます。

定額精算の場合は以下の②と③の手続きが必要なりますので注意が必要です。

②出張旅費規定を作成する

出張の定義(何キロメートル以上の移動を出張とするか)、役職ごとの宿泊費、

出張手当、飛行機や新幹線を利用する際のビジネス、

グリーンをどこまで認めるかなどを社内規定として定めます。

日当や宿泊費の金額が世間の常識に照らしてかけ離れている場合には、

税務調査で否認される可能性が高まりますので注意が必要です。

③出張旅費精算書を作成する

出張の記録をきちんと残しておくことが必要です。

定型の出張旅費精算書に訪問先、交通費、日当、

宿泊費など必要事項を記載して精算します。

以上のようなことを踏まえて出張旅費を扱っていくとよいと思います。