毎月など定期的に会議を行っている会社は多いと思います。

業績向上などに役立っている会議もあると思いますが、中には結局何が決まったか分からない、時間だけ消耗してしまったような会議で、逆に社員の士気を下げてしまっているというものもあると思います。

 

そんなことで、どのような段取りで行うとより効果的な会議に出来るのかの研修のDVDを見ました。

 

大事なことは、

①会議の目的を決めておく

②出席者

③出席者の発表はテーマに沿って準備してもらう

というようなことでありました。

 

①の会議の目的ですが、例えばテーマが「経費削減」だったら、「経費削減について考える」という抽象的な目的にとどめず、「経費削減の具体案を10個挙げる」というような具体的な目的にすると良いと思います。

 

②の出席者は、決定権がある人には必ず出席をしてもらうということ。

例えば、「売値をどうしよう」という話の時に、売価を決定する権限がある人がその場にいないと二度手間になってしまいます。

 

③の出席者の発表は、例えば先月・今月・来月以降というように分けて発表してもらうということ。

このあたりがごちゃごちゃになるとまとまらなかったり、漏れが生じます。

そして特に大事なのが「当月の対策」。どんなに小さなことでも必ず明確に発表してもらいます。

 

このDVDで聞いたことの他にも、弊社でも会議を行う際に大事にしていることがあります。

それは、会議に使うペーパーがあれば、出席者に事前に配布をしておいて、会議当日までに目を通してもらっておくということです。

会議の場でいきなりペーパーを渡されても、それに目を通すのに時間がかかってしまいます。

事前に配布しておけば、当日までに意見を考える時間があるので、より活発な会議になります。

 

もし、皆さまの会社の会議運営に役立てることがあれば、是非実践してみてください！

 

 

神庭